Um planejamento de marketing bem construído é formado por uma variedade de ferramentas que, juntas, possibilitam o alcance dos objetivos da organização. Por conta disso, a escolha delas deve ser realizada com cautela, avaliando as vantagens que podem oferecer.
Organizar workshops e treinamentos empresariais, ainda mais quando falamos de startups, é um dos recursos mais interessantes e completos que podem ser usados nesse sentido.
No post de hoje, vamos mostrar o quanto esse tipo de projeto é essencial às empresas e como planejá-los com eficácia. Confira!
A importância de organizar workshops e treinamentos empresariais
Nenhuma ação dentro de uma instituição pode ser impensada. Para que seja válida, ela deve trazer benefícios claros, convergentes com os propósitos organizacionais. Veja, a seguir, dois deles.
Valorização dos profissionais
Organizar workshops e treinamentos corporativos é investir na qualificação de seu colaborador. Isso não só aumenta a qualidade do trabalho por ele prestado, como também — e principalmente — faz com que a equipe se sinta mais valorizada.
Promoção de visão, missão e metas da empresa
Promover os principais conceitos que se relacionam à instituição junto às equipes — como visão, missão e metas — é fundamental para que os times possam se engajar e se alinhar a eles.
Isso também está diretamente relacionado ao aspecto anterior, pois um grupo que se sente valorizado, sem dúvida, está motivado para fazer a organização crescer.
7 dicas para a organização do evento
Agora que você já entende a importância dos eventos corporativos, confira essas 7 dicas para organizá-los com qualidade.
1. Faça um planejamento minucioso
O planejamento é fundamental na produção de qualquer projeto, inclusive de workshops e treinamentos. Portanto, esse deve ser o seu passo inicial.
Público
A primeira coisa a ser pensada em seu planejamento deve ser o público que você pretende atingir, ou seja, a persona do seu evento. Investigue a fundo quem são essas pessoas, quais são os seus desejos, problemas, entre outras características relevantes.
Com essa definição, ficará mais fácil tomar as próximas decisões, uma vez que elas estarão baseadas no atendimento desse perfil que você identificou.
Conceito
Conhecendo o perfil dos futuros participantes, você poderá definir qual será o conceito do evento. Ele deve estar claro para todos os envolvidos na organização e precisa ser considerado em todas as decisões tomadas.
Uma conceituação adequada deve auxiliar na promoção da visão, da missão e das metas da instituição. Além disso, o próprio formato do evento deve estar relacionado a ela.
Estimativa de participantes
Estime quantos participantes estarão presentes. Para isso, você pode, por exemplo, fazer pesquisas com o seu público-alvo ou analisar o número de pessoas em eventos anteriores.
Outra possibilidade — e que vai depender muito do formato escolhido para o projeto — é limitar o número de participantes possíveis. Assim, você garante que não terá problemas na escolha de um local que não tenha capacidade para acomodar a todos. Mas para evitar esse problema, você também pode usar a calculadora gratuita de tamanho de salas e ver se é compatível com o público esperado.
É possível, ainda, convidar apenas pessoas específicas, o que também vai depender do tipo de evento que você está organizando. Nesse caso, com um número reduzido e limitado de pessoas, é possível confirmar a presença com cada convidado.
Orçamento
Ao organizar workshops ou treinamentos empresariais, você pode fazer o planejamento financeiro de duas formas: estimando os valores de cada item e somando todos ao final ou rateando um montante pré-determinado entre cada ponto da lista.
Seja como for, é importante trabalhar com cifras dentro da realidade, de forma que, ao final, você não seja surpreendido com a falta de verba para algo que seja fundamental. Para evitar esse tipo de problema, vale elaborar uma lista de prioridades, além de sempre cotar com, no mínimo, três fornecedores diferentes.
Data e hora
Atente-se para não escolher uma data que prejudique o seu evento, como no meio de feriados. Considere também que o público pode ter dificuldades em comparecer, caso você escolha um dia de semana ou horários comerciais.
Métricas
Por fim, estabeleça já na fase de pré-produção quais as métricas fundamentais para indicar o sucesso do projeto. Ao longo do processo, considere-as nas decisões a serem tomadas.
2. Escolha um local adequado
A escolha do local é de extrema importância. Ele deve ser, preferencialmente, de fácil acesso ao público. Confira se o espaço possui estacionamento e se as rotas do entorno sofrem com o tráfego nos horários de pico.
3. Convide palestrantes que interessem ao público
Os convidados a palestrar ou ministrar um workshop podem representar um dos grandes chamarizes para o público. Portanto, invista em palestrantes relevantes para o seu mercado e que sejam capazes de agregar conhecimento de forma alinhada ao seu objetivo.
4. Liste todos os equipamentos e infraestrutura necessários
É muito comum presenciarmos grandes acontecimentos serem atrapalhados por falhas técnicas. Para evitar esse tipo de adversidade, precaver-se é fundamental. Liste absolutamente tudo o que será necessário, desde pilhas, baterias e extensões até equipamentos de som, filmagem e iluminação.
E se você pretende fazer transmissões ao vivo, por exemplo, é necessário conferir, também, se no local há infraestrutura de rede adequada a isso.
5. Divulgue
Por melhor que seja a sua produção, sem uma boa propaganda ela não será um sucesso. Portanto, além dos meios mais tradicionais, invista no marketing digital para divulgar o evento.
6. Estimule o networking
Ao organizar workshops e treinamentos empresariais, você deve considerar a importância do networking para os participantes. Além do conteúdo das palestras, eles estão lá para fazer contatos.
Para estimular isso, podem ser propostas atividades interativas, que promovam o contato entre as pessoas. Outro ponto importante é a estrutura do espaço. É importante que haja mobilidade para que todos se locomovam e, com isso, conversem entre si.
7. Avalie os resultados
No momento do planejamento, você definiu as principais métricas que indicariam o sucesso do evento, lembra? Com o encerramento, chega a hora de mensurá-las e verificar se elas foram atingidas.
Com esses indicadores em mãos, veja em que aspectos o seu desempenho foi positivo e em quais deixou a desejar. Além disso, reflita sobre o percurso desde o planejamento até essa etapa final, levantando em que momentos houve dificuldades e imprevistos.
A partir dessas observações, você terá uma avaliação profunda, não só de seu desempenho, mas também dos aprendizados proporcionados pelo projeto. Registre tudo isso de forma que os dados possam ser resgatados para produções futuras.
Com planejamento e atenção aos detalhes é possível promover a sua empresa por meio de eventos corporativos de sucesso. Os indicadores monitorados confirmarão isso.
Gostou das nossas dicas? A partir delas, temos certeza de que você vai organizar workshops e treinamentos empresariais de maneira mais estratégica e com segurança.
