Toda semana às 9:30 em ponto, o time de executivos da Bishop-Wisecarver, uma manufatura em Pittsburg, entra na sala de reunião. Eles ficam de pé ao redor da mesa, sentar não é permitido. E então cada um dispara uma sinopse dos itens mais quentes na sua lista de urgências. Se um controlador reporta um problema com um vendedor, a Presidente Pamela Kan promete intervir. Se o diretor de vendas diz que um cliente solicitou um produto customizado, o time decide rapidamente se vale a pena se dedicar a isso. Dez minutos depois todos estão de volta às suas mesas armados com a informação necessária para seguir seu dia.
Bishop-Wisecarver é uma das muitas empresas que começaram a adotar as micro-reuniões, apelidadas de “huddles” ou “check-ins”, como uma maneira de manter todos trabalhando em sincronia. Uma ferramenta antiga usadas em diversos lugares, os huddles conseguiram dar um impulso nos pequenos negócios de Verne Harnish, que os declarou como um must have para empresas em fase de crescimento no seu livro Mastering the Rockfeller habits.
Reuniões curtas e diárias , na visão de Harnish, mantêm as empresas focadas nos mesmos objetivos estratégicos, garantem respostas rápidas em situações de pressão, e reforçam a confiança porque todo mundo sabe o que cada um está fazendo.
Apesar da popular confusão entre “reunião” e “inferno”, huddles diários são tão simples que não provocam suspiros. Eles não duram mais que 15 minutos. Começam no horário. E discussão para resolução de problemas é proibida. Além dessas regras básicas, huddles são infinitamente customizáveis. Algumas empresas fazem no começo do dia, outras logo antes do almoço. Algumas convidam apenas os líderes de cada área e outras, todo o staff. Algumas seguem uma fórmula e outras simplesmente vão fazendo. Não importa o formato, huddle se tornou uma ferramenta essencial para CEOs, especialmente, aqueles em startups em crescimento tentando manter uma cultura empresarial. “Se você está em uma organização pequena, não fazer isso é loucura”, diz Patrick Lencioni, presidente da Laffayette, autor do Death by Meetings. “Quando você é pequeno, você consegue desenvolver conexões entre a equipe que te tornam mais ágil. Check-ins diários te ajudam a construir uma cultura de união e te sustentar enquanto você cresce”.
Veja como 5 CEOs usam uma reunião diária para manter o caos longe.
1. Reunião para construir um TIME
A empresa: Bishop-Wisecarver, uma fábrica de componentes. Vale $20 milhões.
O Objetivo: Pamela Kan começou a fazer reuniões dois anos atrás para melhorar a comunicação. “Mesmo sendo uma empresa pequena, as pessoas acabavam isoladas”, diz Kan. “Não existia muita confiança e respeito entre os funcionários. As coisas estavam indo mal apenas porque as pessoas não se falavam”.
Como funciona: Kan diz que o trabalho em equipe aumentou muito depois que compartilhar informação virou uma rotina. Muitas confusões foram evitadas, por exemplo, se um superintendente relata um problema em uma máquina, o diretor de vendas consegue microgerenciar esse problema em sua área. No final, as reuniões conseguiram eliminar executivos que não queriam se comunicar abertamente com seus colegas. Kan diz que faltas às reuniões é um fator importante na hora de considerar demissões.
Dica: Ninguém avisa aos participantes que a reunião vai começar. Presença regular é importante e mostra aqueles que não têm fit cultural. “Se alguém falta sistematicamente, o grupo o vê como alguém que não quer fazer parte do processo”.
2. Reunião para coordenar
A empresa: Healthcareseeker.com, uma agência de enfermeiras. Vale $5 milhões.
O objetivo: Uma empresa de oito pessoas gerencia 900 contratos e mais pedidos chegam diariamente. O CEO Stephen Halasnik queria uma maneira de ajudar sua equipe pequena a estabelecer prioridades e coordenar esforços.
Como funciona: Toda a equipe vem para a reunião de manhã na Healthcareseeker.com. Os funcionários revisam as informações de novas vagas e de enfermeiras que se inscreverem, então ajustam as agendas para focar nas contas mais importantes do momento. Alguém de vendas pode mencionar um trabalho de um novo cliente lucrativo que ele considera prioridade, depois alguém de recrutamento pode se mobilizar para entrevistar enfermeiras e achar as melhores para o trabalho e o diretor do RH vai começar a fazer checagem de background e montar uma lista de candidatas possíveis para as entrevistas. Qualquer um com uma informação relevante vai jogá-la na mesa. “Isso organiza toda a equipe e a empresa”, diz Halasnik. Essas reuniões resolvem questões difíceis que, atordoavam reuniões de estratégia semanais, permitindo Halasnik reservar encontros longos para grandes questões.
Dica: Halasnik começa as reuniões de 15 minutos às 11:45. “As pessoas estão com fome, então não vão deixar as coisas se arrastarem”, ele justifica.
3. Reunião com foco em eficiência
A empresa: Citizant, uma empresa de consultoria. Vale $20 milhões.
O objetivo: O CEO, Raymons Roberts, queria replicar a cultura de eficiência que ele tinha em outras empresas e assim que ele começou a carreira.
Como funciona: As reuniões na Citizant são modelos de eficiência. Todos no escritório, o que varia de 20 a 40 pessoas dependendo de quem está viajando, apresentam as suas prioridades do dia em 15 segundos. “Apenas verbalizar ‘Isso é o que eu preciso fazer hoje’ já ajuda a focar e aumenta a produtividade”, diz Roberts. “Uma vez que foi falado, as pessoas se atêm ao que foi dito”. Os funcionários também mencionam compromissos, no dentista ou na escola dos filhos, assim aqueles que precisam falar com eles podem ajustar seus horários de acordo. A troca rápida de dados reduz as conversas individuais e as cadeias de e-mails ineficientes durante o dia, diz Roberts.“Essas reuniões também são ótimos equalizadores porque todos, da recepcionista ao CEO, estão presentes na sala“.
Dica: Huddles começam às 8:45 da manhã na Citizant. O horário estranho faz as pessoas pensarem mais em como preencher o tempo e isso influencia o ritmo da reunião, diz Roberts. Uma música que toca no computador de todos é a dica que a reunião está começando.
4. Reunião para motivar
A empresa: 1-800-Got-Junk? É uma empresa que remove lixo. Vale $100 milhões.
O objetivo: Em 2003, o CEO Brian Scudamore apresentou o modelo huddle de fazer reuniões para dar um impulso diário nos seus 14 funcionários. Hoje, as reuniões incluem 200 funcionários e são motivacionais e operacionais ao mesmo tempo.
Como funciona: Scudamore diz que foi graças a essas reuniões que ele conseguiu manter uma cultura unificada na empresa enquanto ela crescia. As reuniões duram 7 minutos e são feitas com todos de pé em uma sala criada para elas. Cada reunião começa com uma notícia boa sobre a empresa ou uma pessoa, e termina com o agradecimento às contribuições de alguém. No meio, os líderes das áreas reportam os números mais críticos e as atividades do seu departamento. Como resultado, os empregados ficam a par da performance da empresa e se sentem parte de algo maior. Por fim, os funcionários conseguem identificar coisas em que a empresa pode melhorar e isso torna as reuniões posteriores mais produtivas.
Dica: 20 funcionários são treinados como “huddles masters” eles revezam conduzindo as reuniões.
5. Reunião de planejamento estratégico
A empresa: Advanced Facilities Services, uma companhia de gestão de instalações. Vale $10 milhões.
O objetivo: O fundador e CEO Brian Brault, um leitor assíduo do livro de Harnish, começou a fazer pequenas reuniões há cinco anos para manter todos focados em questões críticas de longo prazo. Brault também faz huddles na Pure Solutions, sua startup.
Como funciona: O CEO se encontra com os principais gerentes para trabalhar o plano estratégico. A empresa tem um plano para 30 anos e de três a cinco objetivos anuais e trimestrais. Em um intervalo de 30 a 60 segundos, cada gerente conta o que vai fazer para atingir as metas trimestrais e anuais, o progresso que fez e quais barreiras está encontrando. Através dessas reuniões Brault consegue ver instantaneamente se tem alguém se desviando do curso e se existe alguma confusão.
Dica: Brault prefere fazer as reuniões por vídeo conferências para não gastar tempo em viagens.
Esse artigo foi publicado originalmente na Inc Magazine por Leigh Buchanan e foi traduzido e adaptado pela ABStartups.
