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5W2H: Entenda o que é, vantagens e como aplicar a ferramenta

  • Solides
  • agosto 30, 2021
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No âmbito profissional, saber por onde iniciar um projeto ou uma atividade é fundamental para produzir melhor e alcançar o objetivo final. Nesse sentido, uma das ferramentas de gestão estratégica mais utilizadas para um bom planejamento é a 5W2H.

Esse plano de ação surgiu no Japão, criado por profissionais da indústria automobilística na realização de controle de qualidade. No entanto, por essa ferramenta funcionar como uma espécie de check-list, a 5W2H pode agregar na organização das atividades de qualquer segmento de negócio, independente do tamanho da empresa.

Pensando em auxiliar você, profissional de RH, a mapear e organizar as atividades da sua empresa, preparamos este artigo completo sobre tudo o que é preciso saber sobre a ferramenta 5W2. Então, continue a leitura!

O que é 5W2H?

Trata-se de um checklist de atividades que auxilia na estipulação de prazos e responsabilidades que devem ser atendidos por profissionais envolvidos em um projeto específico. 

Ainda, a ferramenta tem como objetivo definir o que será feito, porque, onde, quem irá fazer, quando será feito, como e quanto custará.

A sigla 5W2H é formada pelas iniciais, em inglês, das sete diretrizes que devem ser seguidas para que o plano de ação funcione. Sendo assim, os 5W se referem às seguintes diretrizes:

  • What (o que será feito?);
  • Why (por que será feito?);
  • Where (onde será feito?);
  • When (quando será feito?);
  • Who (por quem será feito?).

Já os 2H se referem às seguintes perguntas:

  • How (como será feito?);
  • How much (quanto vai custar?).

Quais as vantagens do plano de ação 5W2H?

Ao responder as perguntas do checklist de atividades, as pessoas envolvidas no projeto podem visualizar com maior clareza o seu papel para que o objetivo final seja alcançado. 

Isso acontece pelo fato da ferramenta proporcionar organização e distribuição das etapas, dando maior autonomia às partes envolvidas, permitindo uma gestão estratégica de pessoas com tomadas de decisões efetivas.

Ainda, as diretrizes da ferramenta 5W2H permitem estipular prazos para que cada meta seja alcançada, economizando tempo e mantendo a qualidade do produto ou serviço que está sendo desenvolvido.

Outro ponto importante a ser ressaltado é que a metodologia 5W2H é muito simples de ser aplicada e auxilia na valorização do capital humano e no fortalecimento da cultura organizacional, por não sobrecarregar ninguém e estabelecer uma conexão mais forte entre os membros de uma equipe. 

Como aplicar a 5W2H na empresa?

O primeiro passo para aplicar a 5W2H no seu negócio é ter uma visão clara a respeito da atividade ou projeto onde será aplicada a ferramenta. Sendo assim, pense na seguinte situação, por exemplo, a contratação de um novo gerente de RH. 

Antes de elaborar as atribuições da vaga e iniciar o processo de recrutamento e seleção, você precisa responder a todas as perguntas relativas a este processo, ou seja, aquelas que citamos acima.

Então, da forma mais clara e objetiva possível se pergunte: o quê? Contratação de um novo gerente; por que ou para quê? Gerenciar a área de RH; Onde? Na sede da empresa; Quando? Em 4 semanas. Assim, você continua seguindo as diretrizes.

Logo depois, basta elaborar uma tabela detalhada sobre o planejamento estratégico. Se houver mais de um setor envolvido no plano de ação, é preciso distribuir exatamente as atividades que cada um executará de acordo com as respostas. 

Feito isso, você vai entender que a aplicação é bem simples, o que pode demandar maior esforço é a formulação das respostas para cada questão. Por isso, inserir a ferramenta 5W2H é um trabalho que deve ser realizado em equipe desde o início.

Em quais situações do RH a ferramenta 5W2H pode ser aplicada?

No tópico anterior, explicamos, por meio de um exemplo, como você pode aplicar a metodologia 5W2H na prática. 

Mas existem muitas outras situações onde essa ferramenta pode ser muito eficaz, facilitando o trabalho do RH. Confira agora algumas delas!

Definição de benefícios

Hoje, as empresas buscam encantar seus colaboradores de forma personalizada. Mas quando se trata de benefícios, o que é benéfico para uns pode não ser para outros. 

Logo, utilizando o fluxograma gerado pelas respostas da metodologia 5W2H, o RH pode ter o melhor entendimento na escolha dos benefícios para cada profissional, de acordo com seu perfil comportamental e estilo de vida.

Avaliação de desempenho

A partir das questões: “o quê”, “por quê”, “quando”, “onde”, “quem”, “como” e “quanto”, é possível visualizar o desempenho de cada colaborador com maior clareza.

Assim, a 5W2H se torna uma eficaz ferramenta de RH, por permitir maior eficiência na montagem de um plano de ação, definindo as expectativas, metas, responsabilidades e tarefas que precisam ser cumpridas ou melhorar seu desempenho para alcançar uma melhor performance.

Treinamento e desenvolvimento

Com o auxílio de um software de mapeamento e análise de perfil comportamental, o RH pode utilizar a metodologia 5W2H, respondendo perguntas, direcionando cada colaborador para treinamentos específicos, de acordo com as competências que ele precisa aprimorar, sejam elas técnicas ou comportamentais.

Ainda, em posse das respostas da ferramenta e dos dados do perfil comportamental do colaborador, o RH pode definir qual o método de treinamento e desenvolvimento ideal, seja online, gamificado ou presencial, sem que nenhum profissional se sinta desmotivado.

Conclusão

A ferramenta 5W2H é uma maneira bem simples de organizar as tarefas e projetos, proporcionando uma gestão mais estratégica não só do setor de Recursos Humanos, mas também de todos os setores da organização, mesmo em pequenas e médias empresas.

Isso porque, a aplicação da 5W2H pode ser feita tanto em softwares especializados quanto em uma simples planilha de excel. Então, o que acha de colocar essa metodologia em práticas na sua rotina do setor de RH agora mesmo?

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Este artigo foi escrito pela Sólides, plataforma completa de gestão de pessoas.

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